HEMEL Gedragscode

Onze normen voor verantwoord zakendoen

HEMEL Boya ve Kimya San. A.Ş. ontwikkelt en levert coatings en houtbeschermingsoplossingen. Onze reputatie hangt af van de kwaliteit van onze producten en van de beslissingen die we elke dag nemen. We zetten ons in om eerlijk zaken te doen, mensen en het milieu te beschermen, en het vertrouwen van klanten en zakelijke partners te winnen.

Deze Code legt het gedrag uit dat we verwachten in onze activiteiten en relaties. Het biedt werknemers, klanten, leveranciers en andere belanghebbenden een duidelijke verklaring van onze toezeggingen. Commerciële druk, productiedoelstellingen en individuele prestatiedoelen rechtvaardigen nooit onwettig of onethisch gedrag.

Onze waarden in de praktijk

Uitmuntendheid: we streven er voortdurend naar om uitmuntendheid te bereiken in alles wat we doen. Innovatie: ons motto is dat het altijd beter kan, dus we dagen de status quo altijd uit. Klanten: we stellen hen centraal in onze bedrijfsvoering en werken onophoudelijk om aan hun verwachtingen te voldoen. Ervaring: we leveren resultaten die marktsucces mogelijk maken via onze verkooporganisatie, technische ondersteuning en klantadvies. Ethiek: we werken op een open, ethische manier samen. Deze waarden sturen ons werk om de levensduur van hout te verlengen en het verantwoord gebruik van hulpbronnen te ondersteunen.

Voor wie deze Code geldt

Deze Code is van toepassing op HEMEL Boya ve Kimya San. A.Ş. en al haar merken, waaronder Hemel, Prime, Restol en X-Paint. Het geldt voor directeuren, managers en werknemers van HEMEL, inclusief tijdelijk personeel. Mensen die namens HEMEL handelen, moeten de relevante normen volgen. We verwachten dat leveranciers, aannemers, agenten, distributeurs en andere zakelijke partners gelijkwaardige normen hanteren in hun omgang met ons. Specifieke contractuele verplichtingen zijn vastgelegd in de toepasselijke overeenkomsten.

De wet naleven en oordeelsvermogen tonen

We houden ons aan de wet- en regelgeving die van toepassing is op onze activiteiten en markten. Waar deze Code een hogere norm stelt en de wet dit toestaat, volgen we die norm. Als er een conflict of onduidelijkheid ontstaat, vragen we advies voordat we verdergaan. Niemand mag een andere persoon of een zakelijke partner opdragen de wet of deze Code te schenden.

Vraag uzelf af, voordat u handelt, of de beslissing wettig, veilig, eerlijk en consistent is met deze Code, en of deze openlijk kan worden uitgelegd aan collega's, klanten en het management. Als het antwoord onduidelijk is, pauzeer dan en zoek advies.

Managementsystemen en continue verbetering

HEMEL ondersteunt haar toezeggingen via managementsystemen die betrekking hebben op kwaliteit, gezondheid en veiligheid op het werk, en de afhandeling van klachten van klanten. Deze systemen bieden een gestructureerde basis voor het monitoren van prestaties, het aanpakken van risico's, het onderzoeken van klachten en het implementeren van corrigerende maatregelen. Werknemers moeten de relevante procedures volgen, nauwkeurige gegevens bijhouden en bijdragen aan continue verbetering. Openbare verwijzingen naar certificeringen moeten hun huidige geldigheid, gecertificeerde activiteiten en locatiebereik nauwkeurig weergeven.

Verantwoordelijkheid van het leiderschap

Managers moeten deze normen demonstreren, ze aan hun teams uitleggen en constructief reageren op zorgen. Ze mogen het melden van problemen niet ontmoedigen, waarschuwingssignalen niet negeren of resultaten die door ongepast gedrag zijn behaald niet belonen.

1 Mensen respecteren en veiligheid beschermen

Waardigheid en gelijke kansen

We behandelen mensen met waardigheid en respect. Beslissingen over werving, ontwikkeling, betaling en promotie moeten gebaseerd zijn op relevante kwalificaties, prestaties en legitieme functie-eisen. We tolereren geen discriminatie, intimidatie, seksuele intimidatie, pesten, bedreigingen of geweld. Respectvol gedrag is vereist op het werk, tijdens zakenreizen, bij werkevenementen en in werkgerelateerde communicatie.

Mensenrechten en eerlijke werkgelegenheid

We verbieden kinderarbeid, dwangarbeid, schuldslavernij en mensenhandel. Werkgelegenheid moet vrijwillig zijn. We houden geen identiteitsdocumenten in of gebruiken geen borgsommen, wervingskosten of bedreigingen om te voorkomen dat werknemers hun dienstverband beëindigen in overeenstemming met de wettelijke opzegtermijnen. Jonge werknemers moeten passende bescherming krijgen en mogen geen gevaarlijk werk verrichten.

We voldoen aan de toepasselijke eisen inzake lonen, voordelen, arbeidstijden, overwerk, rust en verlof. We respecteren de vrijheid van vereniging en het recht op collectieve onderhandelingen in overeenstemming com de toepasselijke wetgeving. Werknemers moeten deze rechten kunnen uitoefenen zonder intimidatie of represailles.

Veilige bedrijfsvoering

We identificeren en beheersen risico's voor werknemers, aannemers, bezoekers en naburige gemeenschappen. Iedereen moet trainingen, bedieningsinstructies, vergunningsvereisten en noodprocedures volgen, en de vereiste beschermingsmiddelen gebruiken. Geen enkele taak mag worden gestart zonder de competentie, apparatuur en controles die nodig zijn om deze veilig uit te voeren.

Bijzondere zorg is vereist bij chemicaliën, brandbare stoffen, productieapparatuur, onderhoud, besloten ruimten, heffen en transport. Veiligheidsvoorzieningen en beveiligingen mogen nooit worden omzeild zonder een goedgekeurde en naar behoren gecontroleerde procedure. Er mag niet worden gewerkt onder invloed van alcohol, drugs of een aandoening die het werken onveilig maakt.

Stop onveilig werk en meld gevaren

Iedereen die een direct gevaar signaleert, moet de onveilige activiteit stoppen of zich eruit terugtrekken, de getroffenen waarschuwen en de verantwoordelijke manager of het personeel voor gezondheid en veiligheid op de hoogte stellen. Het werk mag pas worden hervat als het risico is beoordeeld en beheerst. Veiligheidsinterventies te goeder trouw mogen niet leiden tot represailles.

Meld ongevallen, bijna-ongevallen, morsingen en onveilige situaties onmiddellijk. Bewaar nauwkeurige informatie over incidenten en werk mee aan onderzoeken, zodat de grondoorzaken kunnen worden aangepakt. Gebruik in geval van nood onmiddellijk de noodvoorzieningen ter plaatse; een ethische melding is geen vervanging voor noodhulp.

Aannemers en bezoekers

Aannemers en bezoekers moeten veiligheidsinstructies ontvangen die passen bij hun activiteiten en mogen alleen geautoriseerde zones betreden. Degenen die aannemers inschakelen, moeten de locatie-eisen communiceren en zorgen voor passend toezicht en coördinatie.

2 Productverantwoordelijkheid en het milieu

Kwaliteit gedurende de hele productlevenscyclus

We ontwikkelen, produceren, slaan op en leveren producten volgens goedgekeurde specificaties en controles. We handhaven de identificatie en traceerbaarheid van batches, voeren de vereiste tests uit en houden betrouwbare gegevens bij. Wijzigingen in formuleringen, grondstoffen, processen of verpakkingen moeten vóór implementatie de relevante technische, kwaliteits- en reglementaire beoordeling ondergaan.

Wijzig nooit testresultaten, verberg geen mislukte inspectie of geef geen product vrij dat buiten de goedgekeurde vereisten valt. Vermoedelijke veiligheids- of nalevingsproblemen moeten onmiddellijk worden geëscaleerd naar het verantwoordelijke technische en kwaliteitspersoneel. Indien gerechtvaardigd, moeten de getroffen voorraden of zendingen worden vastgehouden in afwachting van beoordeling and passende corrigerende maatregelen, inclusief kennisgeving aan de klant of terugroeping indien vereist.

Beheer van chemische stoffen

We beoordelen chemische gevaren en voldoen aan de toepasselijke vereisten voor stoffen, mengsels, biociden waar relevant, verpakking en transport in de markten die we bedienen. We gebruiken betrouwbare informatie van leveranciers en goedgekeurde technische beoordelingen om veilige hantering, classificatie en reglementaire beslissingen te ondersteunen.

Etiketten, veiligheidsinformatiebladen en technische informatiebladen moeten nauwkeurig, actueel en consistent zijn met het product en de beoogde markt. Relevante voorzorgsmaatregelen en beperkingen moeten in de vereiste talen en formaten worden gecommuniceerd. Medewerkers mogen geen technisch advies geven dat buiten hun competentie valt of in strijd is met goedgekeurde veiligheidsinstructies.

Eerlijke product- en milieuclaims

Claims over prestaties, duurzaamheid, dekking, droging en geschiktheid moeten een passende basis hebben. Verklaringen over VOS-gehalte, speelgoedveiligheid, contact met levensmiddelen, brandprestaties of certificeringen moeten een nauwkeurige weerspiegeling zijn van het toepasselijke bewijsmateriaal, de testomstandigheden en de reikwijdte. Een resultaat voor één product of toepassing mag niet worden gepresenteerd als bewijs voor een heel assortiment.

Milieuclaims moeten duidelijk, specifiek en door bewijs ondersteund zijn. We omschrijven een product niet als onschadelijk, duurzaam of milieuvriendelijk op een manier die misleidend is of materiële beperkingen weglaat. Marketing- en verkoopmateriaal moet de goedgekeurde technische informatie weerspiegelen.

Vervuiling voorkomen en hulpbronnen verantwoord gebruiken

We spannen ons in om morsen, ongecontroleerde emissies en verontreiniging van water, bodem en lucht te voorkomen. Chemicaliën en afval moeten veilig worden opgeslagen, geëtiketteerd, behandeld en afgevoerd via geautoriseerde regelingen. Milieuvergunningen, monitoringvereisten en rapportageverplichtingen moeten worden gerespecteerd. Incidenten en vermoedelijke niet-naleving moeten onmiddellijk worden gemeld.

We streven naar praktische verbeteringen op het gebied van energie- en waterefficiëntie, materiaalgebruik, verpakking en afvalvermindering. Onze productontwikkeling ondersteunt duurzame bescherming and verantwoord gebruik van hout en andere ondergronden. Milieuverbeteringen moeten worden beoordeeld naast de productveiligheid, de prestaties en de effecten van het volledige beoogde gebruik.

Luisteren naar klanten en gemeenschappen

We reageren eerlijk op klachten en onderzoeken de oorzaken ervan. We nemen zorgen over onze producten en activiteiten serieus, communiceren nauwkeurig en gebruiken feedback om onze praktijken te verbeteren.

3 Integer zaken doen

Omkoping and ongepaste betalingen

We verbieden omkoping, smeergeld en facilitatiebetalingen. Niemand mag geld of een ander voordeel aanbieden, beloven, geven, vragen of accepteren om een beslissing ongepast te beïnvloeden of een oneerlijk voordeel te verkrijgen. Dit geldt voor transacties met particuliere bedrijven en overheidsfunctionarissen, rechtstreeks of via tussenpersonen. Commissies en servicekosten moeten betrekking hebben op legitieme diensten en naar behoren worden gedocumenteerd.

Geschenken en gastvrijheid

Contant geld en kasequivalenten, inclusief cadeaubonnen, mogen niet worden aangeboden of geaccepteerd als persoonlijk geschenk. Bescheiden, incidentele zakelijke maaltijden en symbolische geschenken kunnen passend zijn wanneer ze wettig, transparant en consistent zijn met een legitiem zakelijk doel. Ze mogen een beslissing niet beïnvloeden, of de schijn wekken dat ze bedoeld zijn om deze te beïnvloeden.

Geschenken of gastvrijheid die deze norm overschrijden, vereisen voorafgaande schriftelijke goedkeuring van het management. Aanbiedingen tijdens aanbestedingen, aankoopbeslissingen of gevoelige onderhandelingen vereisen bijzondere voorzichtigheid. Transacties met overheidsfunctionarissen vereisen voorafgaande beoordeling door het management en naleving van de toepasselijke beperkingen. Registreer relevante uitgaven nauwkeurig en weiger of meld alles wat een onafhankelijk oordeel in gevaar zou kunnen brengen.

Belangenverstrengeling

Maak persoonlijke, familiale, financiële of externe zakelijke belangen bekend die een beslissing van HEMEL zouden kunnen beïnvloeden, of de schijn daarvan kunnen wekken. Voorbeelden hiervan zijn het selecteren van het bedrijf van een familielid, het hebben van een belang in een leverancier of concurrent, of het aannemen van extern werk dat in strijd is met de verantwoordelijkheden van HEMEL. Neem pas deel aan de betreffende beslissing nadat een onafhankelijke beoordelaar het conflict heeft geëvalueerd en de waarborgen heeft gedocumenteerd.

Eerlijke concurrentie

We nemen commerciële beslissingen onafhankelijk. Maak nooit afspraken met concurrenten over prijzen, kortingen, marges, klanten, gebieden, biedingen of productieniveaus, en wissel geen concurrentiegevoelige informatie uit. Als er een ongepaste discussie begint, maak dan bezwaar, vertrek en meld het. Bijeenkomsten van brancheverenigingen en informele gesprekken zijn aan dezelfde normen onderworpen. Distributieregelingen en praktijken voor wederverkoopprijzen moeten voldoen aan de toepasselijke mededingingsregels.

Handelscontroles en financiële criminaliteit

We voldoen aan de toepasselijke sancties, exportcontroles, douane- en importvereisten. Relevante transacties moeten worden gecontroleerd op beperkingen met betrekking tot tegenpartijen, bestemmingen, producten en eindgebruik. Geef nooit een verkeerde voorstelling van de herkomst, waarde, classificatie of partijen bij een transactie, en leid zaken niet via een andere partij om beperkingen te omzeilen.

We faciliteren geen witwassen van geld, fraude of andere financiële criminaliteit. Weet met wie we zaken doen en verifieer betalingsgegevens via goedgekeurde procedures. Onverklaarbare betalingen van derden, ongebruikelijke terugbetalingsverzoeken en inconsistente documentatie moeten aan Finance en het management worden voorgelegd voordat u verdergaat.

Politieke activiteiten en bijdragen aan de gemeenschap

HEMEL levert geen financiële bijdragen of bijdragen in natura aan politieke partijen of kandidaten. Werknemers mogen persoonlijk deelnemen aan wettige politieke activiteiten in hun eigen tijd en met hun eigen middelen, zonder hun standpunten te presenteren als die van HEMEL. Liefdadigheidsdonaties en sponsoring vereisen voorafgaande goedkeuring van de CEO, een legitiem doel, passende controles van de ontvanger en nauwkeurige registers. Ze mogen nooit een ongepast voordeel verhullen.

4 Bescherming van informatie en zakelijke relaties

Nauwkeurige administratie en verantwoord gebruik van bedrijfsmiddelen

Alle financiële, operationele en technische gegevens moeten volledig, nauwkeurig en tijdig zijn. Dit omvat facturen, uitgaven, arbeidstijd, kwaliteitstests, milieugegevens en incidentrapporten. Maak nooit valse boekingen, niet-openbaar gemaakte rekeningen of misleidende documenten aan. Volg de goedkeuringscontroles en bewaar gegevens in overeenstemming met de toepasselijke vereisten. Vernietig of wijzig geen gegevens die relevant zijn voor een onderzoek of een wettelijke instructie tot bewaring.

Gebruik bedrijfsmiddelen, apparatuur, systemen en intellectueel eigendom voor goedgekeurde doeleinden. Bescherm bedrijfsmiddelen tegen diefstal, fraude, verspilling en misbruik. Aankoop- en betalingsbeslissingen moeten worden ondersteund door reële zakelijke behoeften en adequate documentatie.

Vertrouwelijke informatie en intellectueel eigendom

Bescherm formuleringen, onderzoek, fabricagekennis, prijsstelling, commerciële plannen en vertrouwelijke informatie van klanten of partners. Deel informatie alleen met geautoriseerde personen die een legitieme noodzaak hebben om deze te weten. Geheimhoudingsverplichtingen lopen door na beëindiging van het dienstverband of een zakelijke relatie, met inachtneming van de toepasselijke wetgeving en beschermde rapportagerechten.

Respecteer het intellectueel eigendom and de vertrouwelijke informatie van anderen. Verkrijg geen informatie van concurrenten door misleiding en vraag nieuwe werknemers niet om geheimen van een voormalige werkgever te onthullen.

Persoonsgegevens en digitale veiligheid

Verzamel, gebruik en bewaar persoonsgegevens alleen voor legitieme, gespecificeerde doeleinden en in overeenstemming met de toepasselijke privacyvereisten. Beperk de toegang, handhaaf passende beveiliging en gebruik goedgekeurde regelingen voor overdracht en opslag. Meld vermoedelijke datalekken, phishing, verloren apparaten en ongeautoriseerde toegang onmiddellijk via de relevante interne kanalen.

Gebruik goedgekeurde systemen en volg de beveiligingsinstructies. Upload geen vertrouwelijke formuleringen, persoonsgegevens of andere beperkte informatie naar niet-goedgekeurde clouddiensten of kunstmatige intelligentie-tools. Resultaten van digitale tools moeten worden gecontroleerd voordat ze worden gebruikt bij technische, commerciële of andere zakelijke beslissingen.

Verantwoorde zakelijke partners

We kiezen leveranciers, aannemers, agenten en distributeurs op basis van objectieve criteria zoals kwaliteit, veiligheid, betrouwbaarheid, integriteit en waarde. Controles moeten in verhouding staan tot de relatie en de risico's ervan. We communiceren relevante verwachtingen over rechtmatig gedrag, arbeidsrechten, veiligheid en het milieu, en maken geen gebruik van derden om onze eigen verantwoordelijkheden te ontlopen.

Zorgen over een partner moeten worden beoordeeld en aangepakt via passende corrigerende maatregelen. Ernstig of onopgelost wangedrag kan leiden tot opschorting of beëindiging van de relatie, met inachtneming van de toepasselijke wetgeving en contractuele rechten. Partners moeten zorgen over gedrag dat verband houdt met HEMEL aankaarten via de meldingsregelingen in deze Code.

Duidelijke en geautoriseerde communicatie

We communiceren eerlijk met klanten, autoriteiten en het publiek. Alleen geautoriseerde vertegenwoordigers mogen namens HEMEL spreken. Persoonlijke activiteiten op sociale media mogen geen vertrouwelijke informatie onthullen of de schijn wekken van een ongeoorloofde goedkeuring door het bedrijf. We werken op gepaste wijze mee aan rechtmatige verzoeken van autoriteiten en betrekken hierbij het verantwoordelijke managementpersoneel.

5 Je uitspreken en deze Code effectief maken

Hoe u een bezorgdheid kunt uiten

Werknemers, klanten, leveranciers en andere belanghebbenden kunnen vermoedelijk wangedrag in verband met HEMEL melden via e-mail naar ethics@hemel.com.tr. Rapporten die naar dit adres worden gestuurd, worden ontvangen door de Ethische Commissie van HEMEL, een kleine groep van aangewezen senior managers. Werknemers kunnen ook spreken met hun manager of met een lid van de Ethische Commissie. Rapporten moeten de bezorgdheid beschrijven en relevante data, personen en ondersteunende informatie verstrekken, indien beschikbaar. Er is geen bewijs nodig voordat u een oprechte bezorgdheid meldt.

Een persoon mag een bezorgdheid over diens eigen gedrag niet beoordelen of controleren. Als een bezorgdheid betrekking heeft op een lid van de Ethische Commissie, wordt dat lid uitgesloten van de behandeling ervan. Zorgen over de CEO of een lid van de Raad van Bestuur worden door de Ethische Commissie rechtstreeks doorverwezen naar een niet-betrokken lid van de Raad van Bestuur, zonder voorafgaande bekendmaking aan de betrokkene. Niemand is verplicht om te rapporteren via de betrokkene.

Vertrouwelijkheid en bescherming tegen represailles

We behandelen meldingen discreet en beperken de toegang tot degenen die de informatie nodig hebben om de bezorgdheid te beoordelen en aan te pakken, met inachtneming van de toepasselijke wettelijke vereisten. Absolute vertrouwelijkheid kan niet worden beloofd wanneer openbaarmaking noodzakelijk is voor een eerlijk onderzoek of wettelijk verplicht is. Een melding zonder naam zal in overweging worden genomen, hoewel het ontbreken van contactgegevens de opvolging kan beperken.

HEMEL verbiedt represailles tegen iedereen die te goeder trouw een bezorgdheid uit, advies vraagt of eerlijk deelneemt aan een onderzoek. Bescherming geldt ook wanneer de bezorgdheid niet gegrond blijkt te zijn. Represailles omvatten bedreigingen, ontslag, degradatie, intimidatie en andere nadelige behandeling vanwege het melden. Vermoeden van represailles moet onmiddellijk worden gemeld en zal afzonderlijk worden beoordeeld. Bewust valse beschuldigingen worden niet door dit principe beschermd.

Eerlijke beoordeling en corrigerende maatregelen

De Ethische Commissie coördineert de eerste beoordeling, behalve wanneer onafhankelijkheid een andere beoordelaar vereist. Zorgen moeten onpartijdig, snel en met passende deskundigheid worden behandeld. De betrokkenen moeten eerlijk meewerken, relevante gegevens bewaren en de vertrouwelijkheid en rechten van anderen respecteren. Bevindingen moeten leiden tot proportionele corrigerende maatregelen en verbeteringen om herhaling te voorkomen.

Inbreuken kunnen leiden tot disciplinaire maatregelen, tot en mêt ontslag, of maatregelen met betrekking tot een zakelijke relatie, in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving en contractuele rechten. Ernstige zaken kunnen melding aan de autoriteiten vereisen. Niets in deze Code verhindert wettige rapportage aan autoriteiten of beperkt rechten die door de wet worden beschermd.

Implementatie en toezicht

De CEO keurt deze Code en de materiële herzieningen ervan goed. Human Resources coördineert de communicatie en implementatie met de relevante functies. Managers zijn verantwoordelijk voor de toepassing van de Code binnen hun domein. Werknemers moeten de Code ontvangen bij hun introductie en wanneer deze wijzigt, samen met richtlijnen die passen bij hun rol. Communicatie, training en bevestigingen moeten worden vastgelegd.

Het management evalueert deze Code periodiek en na belangrijke wijzigingen in de bedrijfsvoering of de toepasselijke vereisten. Interpretaties of uitzonderingen moeten worden gedocumenteerd en goedgekeurd door een niet-betrokken geautoriseerde beslisser. Geen enkele uitzondering mag toestemming geven voor onwettig gedrag, omkoping, represailles of het verhullen van veiligheidsrisico's.

Beleidseigenaar: Human Resources

Goedkeuringsinstantie: Chief Executive Officer

Ingangsdatum: 13 oktober 2026